Собирать документы за гостиницу удобнее со списка бухгалтерии. Тогда сразу понятно, какие файлы из письма после оплаты подходят для отчёта, а что нужно запросить отдельно. В частности, у бронирования могут быть разные документы на проживание и на сервисный сбор.

В материале есть партнёрские ссылки. Редакция может получить вознаграждение за бронирование по ним.

До бронирования

Попросите у работодателя названия нужных документов и требования к реквизитам. Уточните, на кого их выставлять, достаточно ли электронных экземпляров и понадобится ли подтверждение фактического проживания. Формулировку «привезите чек» лучше конкретизировать до оплаты.

Поездку с личными днями или общим номером на нескольких человек обсудите отдельно. Сообщите реальные даты и состав гостей. Фактический период проживания в документах должен сохраняться; просить гостиницу менять его под желаемую сумму отчёта не следует.

Само наличие брони не определяет возмещение расходов работодателем. Здесь речь о том, как получить и проверить документы; состав компенсируемых расходов надо согласовывать с работодателем.

Чек, ваучер и два разных УПД

По справке Туту, после оплаты доступны ваучер, чек и УПД на сервисный сбор. УПД означает универсальный передаточный документ. Документ на стоимость проживания запрашивают отдельно через контакт-центр. Поэтому открывайте вложение и смотрите, какая услуга в нём указана. Отчётные документы в справке Туту.

Файлы удобно сложить в общую папку и подписать по содержанию: подтверждение брони, оплата, проживание, сервисный сбор. В каждом проверьте ФИО, период, номер заказа и сумму, если они приведены. Суммы могут относиться к разным частям покупки, поэтому сравнивать их нужно с соответствующей услугой.

Подтверждения изменений и частичных возвратов сохраните там же. Они объяснят расхождение между первоначальным чеком и итоговой стоимостью.

За недостающими документами — в контакт-центр

Через контакт-центр Туту можно запросить УПД на проживание, ваучер на бланке гостиницы или справку о проживании без стоимости. Бумажные отчётные документы тоже требуют отдельного запроса. Для обращения подходят «Связаться с нами» в профиле и диалог в приложении. Перечень документов и порядок запроса.

Отправьте номер заказа, ФИО гостя, отель, даты и точные названия недостающих документов. Укажите согласованный с бухгалтерией формат. Для бумажных экземпляров спросите о получении и сроке отправки — заранее рассчитывать, что их выдадут на стойке при выезде, не стоит.

После сообщения об отправке найдите вложения, откройте их и сравните со своим списком. Так можно обнаружить недостающий файл до сдачи отчёта.

Комплект готов к передаче, если…

  • Файлы открываются, все страницы и суммы читаются.
  • Имя гостя и даты совпадают с состоявшейся поездкой.
  • Понятно, какие документы относятся к проживанию, а какие — к сервисному сбору.
  • Для изменений заказа и возвратов есть подтверждения.
  • Собраны документы, согласованные с бухгалтерией.

Передавайте их по рабочему каналу, оставив копию у себя. Переписку с сервисом сохраните до окончания проверки. Если бухгалтерия попросит дополнение, перешлите в сервис конкретный запрос бухгалтерии.

Источники и дата проверки

Источники проверены 15 сентября 2026.